見る人に合わせた文章を作るには?文体を使い分ける為の方法と注意点まとめ

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見る人に合わせた文章を作るには?文体を使い分ける為の方法と注意点まとめ

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他社へのメールや社内のメールの返信、毎日の日報や企画書の作成、コンテンツの紹介文など、どんな業務においても「文章」は身近な存在です。
特にWeb マーケティング担当者においては、SNSの投稿や、ブログの作成など文章を扱うタスクも多いでしょう。
そこで、見る人に合わせた文章を書くにはどのような点に注意すればよいのでしょうか。

今回はどのような文体を使うのかを「トーン&マナー」に注目しながら解説していきます。

もくじ

  1. トーン&マナーとは
  2. トーン&マナーの決め方
  3. トーン&マナーの作成ポイント
  4. まとめ

 

◆トーン&マナーとは

「トンマナ」とは「(トーン&マナー)」のことで、文章やデザインなどの表現において一貫性や統一性を保つためのルールのことを指します。
もともと、広告業界や出版業界などで広く使われていた専門用語ですがWebサイトの普及とともにブログの執筆などが身近なものとなり一般的に使われるようになってきました。
トンマナのルールが統一されて作成されている広告や記事は全体の雰囲気が統一され、そのメディアの「らしさ」が表れます。

◆トーン&マナーの決め方

まず、トンマナを決める前に、「誰に、なにを、どのように表現するのか」を整理しましょう。

・誰に
見てもらいたいターゲット層が社会人向けなのか、高校生向けなのか、高齢者向けなのか、子供向けなのかによってトンマナは異なります。
それにより文章も友だち口調にしたり、専門用語を多めにしたり、漢字を少なめにしたりと、ターゲット層に合わせて読みやすく親しみが湧くようにします。

・なにを
「なにを」とは、コンテンツの中身のことを意味します。
どのようなテーマを持ったコンテンツにするかを整理しましょう。
例えば、主婦に向けて料理の簡単レシピ紹介をするブログ調のコンテンツと、ビジネスマン向けのニュースコンテンツの場合、文末の表現や文字数など、異なるトンマナが必要になってきます。

・どのように
具体的に ユーザーにどのような印象を与えたいのかを整理します。
例えば、堅い文体のコンテンツであれば「誠実」「厳格」「堅実」といった印象をユーザーは受けます。
柔らかく親しみのある文体のコンテンツは「親近感」「気さく」「明るい」などの印象を受けます。
どのようなキーワードを主軸に置くかを重点におくことが大切です。

◆トーン&マナーの作成ポイント

・文末表現
基本的には「です・ます調」か「だ・である調」に分かれます。
ユーザーが混乱しないように文末の表現は統一しましょう。

・表記の統一
日本語・記号・英数字は統一しておく必要があります。

・テイストの統一
「~ますと幸いです」などの丁寧分と、「みなさん、ぜひ来てくださいね!!」などのフランクな文ではテイストが違います。
文章が混在しないように気をつけましょう。

・文字数制限
タイトルや大見出し、小見出しをそれぞれ何文字以内で書くのか設定しておきます。
一つの情報だけボリュームが大きくなりすぎないようにします。

・SEO対策
一般的にはタイトルにSEOキーワードを必須で入れ、本文には関連キーワードを含める、といった方法の場合が多いです。

 

◆まとめ

始めは作成するまで面倒に感じられるかもしれない「トンマナ」ですが、「トンマナ」を統一することで、ターゲットに対して印象付けがしやすくなり、ブランディングやCVの獲得につながります。

まずは、「誰に・なにを・どのように」伝えたいかを整理し、適切な文体を考えていきましょう。

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