効率よく仕事をするための考え方4選。システム思考?ロジカル思考?

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効率よく仕事をするための考え方4選。システム思考?ロジカル思考?

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仕事が「できる」「できない」というフレーズを見聞きする機会は多いですが実際のところ仕事が「できる」というのはどういうことなのでしょうか。

そのテーマだけで多くの書籍や記事があることからもわかるように、答えは多岐にわたります。
その中で多くの場合共通していえるのが、仕事が効率よく「できる」ことが仕事が「できる」ことにつながるということです。
1日の大半の時間を過ごす職場、抱えている仕事はできる限り効率よくこなしたいですよね。

そこで今回は、仕事の効率化に役立つ思考方法についてご紹介します。

もくじ

  1. 「仕事の効率化」は思考方法を変えることから
  2. 効率よく仕事をするための考え方
  3. 仕事の効率を上げるテクニック
  4. まとめ

 

◆「仕事の効率化」は思考方法を変えることから

時短勤務の方はもちろん、通常勤務の方もできるだけ残業しないよう勤務時間中で仕事を終わらせたいと考えているかと思います。
育児などの理由で時短勤務する方は、勤務時間が短いことから、より仕事を効率的に終わらせることが求められます。

「仕事の効率化」をはかるためにはまず思考方法を変えていくことが重要になります。

考え方を変えれば行動が変わり、ゆくゆくは人生が変わってくるといった類の言葉を目にしたことがあるかもしれません。
それは「仕事の効率化」でも同じと言えます。

 

◆効率よく仕事をするための考え方

効率よく仕事をするための考え方として4つの思考方法を紹介します。

1 システム思考
「システム思考(systems thinking)」とは、それぞれの事象を別々に捉えるのではなく、事象の相互関係にも注目しながら事象全体を1つのシステムとして捉える思考方法なります。
私たちは物事の一面にとらわれて全体像を見失いがちですが、仕事を効率化するためには、個々の業務プロセスだけでなく、業務全体のプロセスに注目することが重要になります。

2 ロジカルシンキング
「ロジカルシンキング(logical thinking)」とは、論理的思考を意味します。
複雑な物事も筋道を立てて考えることで、業務効率化のボトルネックとなっている箇所を特定することができるようになります。
ロジカルシンキングの基礎となる考え方は、演繹法と帰納法です。

「演繹法」とは、前提となる事柄から結論を導く推論の方法を指します。
代表的な例が「AならばB」「BならばC」という条件から、「AならばC」という結論づける三段論法になります。
「帰納法」とは、多くの事例を基にして一般的法則を導く推論の方法になります。

例えば、業界の大手企業の動きをチェックして、業界動向を予測する場合などに用い、情報を表やグラフで図示する「マトリクス」や課題や原因をツリー状に細かく分析する「ロジックツリー」、個々の事実や情報から見えてくる課題や原因を積み上げる「ピラミッド・ストラクチャー」などのツールを利用することで、ロジカルシンキングに、より取り組みやすくなります。

3 クリティカルシンキング
「クリティカルシンキング(critical thinking)」とは、直訳すれば批判的思考になります。
一般に当たり前と思われることについても常に疑問を持ち、「得られた情報は信頼できる情報なのか」「偏った見方や事実と意見の混同がないか」という視点から考えます。
データを眺めるだけでは、本質が見えないこともあります。

このようなときに必要な思考方法が、クリティカルシンキングになります。

4 アナロジー思考
今自分が持っている課題と構造的に似ている解決済みの別の領域からアイディアを持ってきて、それを自分の領域に当てはめて考えることで、解決策を導く思考法になります。

例えば、「契約ノルマの達成」という課題を抱えているとします。
その場合、「契約ノルマの達成」と構造的に似ている「友人を作ること」を対応させて考えます。
そうすると、友人を作ることで実践していることをノルマの達成に応用して考えることができます。
(たとえば、この場合であれば「同じ時間を共有する」など)

このように、違う領域の枠組みで基本となることを自分の領域(自分の課題がある領域)に当てはめて考えるのが、「アナロジー思考」になります。

 

◆仕事の効率を上げるテクニック

残念ながら仕事の効率を上げるための思考方法を取り入れるだけでは仕事の効率は上がりません。
ここでは仕事の効率を上げるテクニックをいくつか紹介します。

できることから日々の仕事にも取り入れてみてください。

・優先順位を決めて仕事をする
当たり前のようにも思えますが、仕事の効率化を図るためには仕事の優先順位を決めることが必要です。
職場ではいろいろな仕事を同時にこなしていかなければいけない時もあります。
仕事の納期や期限が早いものや仕事の重要度によって、仕事に優先順位を決めることが重要になります。

・段取り良く仕事する
職場で効率よく仕事をするためには、仕事の前の段取りの良し悪しがそのまま効率の良さに繋がります。
段取りが悪いとスムーズな仕事に繋がらず、仕事に流れを作ることができません。
仕事をする以前の準備段階で、仕事の全体像を把握しておく必要があります。

・単純作業から始める
仕事を効率化するための方法として、自分自身が仕事に集中できる環境を作ることが大切になります。
効率よく仕事をするためには仕事に流れを作ると、スムーズに仕事をしやすくなります。
自分がやりやすい仕事から始めることで、だんだんと脳や体が適応して仕事モードに切り替わっていきます。

・時間に余裕のある仕事も少しずつ進めていく
仕事を効率良く進めるには、時間に余裕があるときに少しずつ他の仕事にも手を付けておくと良いでしょう。
いつ他の仕事が増えるかわからないので、少しでも時間に余裕があったら、できる仕事から進めておきましょう。

 

◆まとめ

効率良く仕事を行う上で課題や問題は、小さなものから大きなものまで、あるいは、単純なものから複雑なものまで、様々なものがあります。

しかし、基本となる思考の枠組みは変わらないので、考え方としての4つの思考法をおさえておき、効率良く仕事をするために適切に対処してみてください。

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