近年、企業のDX化が進む中で、電子契約の導入が加速しています。紙の契約書に比べて手間やコストを削減できる電子契約ですが、本人確認の方法が重要な課題となります。その中で、多くの企業が採用しているのがメール認証による本人確認です。
本記事では、電子契約のメール認証の仕組みやメリット、注意点、リスクを軽減するためのポイントについて詳しく解説します。電子契約の導入を検討している企業や、安全な運用方法を知りたい方は、ぜひ参考にしてください。
もくじ
◆電子契約のメール認証とは？
電子契約におけるメール認証とは、契約を締結する際にメールアドレスを使って本人確認を行う仕組みです。電子契約システムでは、契約する相手が本人であることを証明するために、固有のURLをメールで送信し、そのURLを通じてのみ電子署名を付与できるようになっています。この仕組みによって、本人性を担保しつつ、高いセキュリティを維持することが可能です。
メール認証の流れ
- 送信者が電子契約システムに契約書をアップロード
- 電子署名やタイムスタンプを付与
- 受信者へ契約書のアクセスURLをメール送信
- 受信者がURLを開き、契約書に署名
- 契約が締結
この仕組みにより、遠隔でも迅速に契約を完了できます。
◆メール認証のメリットと注意点
メリット
本人確認の確保
メールアドレスを利用することで、契約を交わす相手が本人であることを確認しやすくなります。特に、社用の個人メールアドレスを使用すれば、なりすましのリスクを低減できます。
契約の手間やコストを削減
紙の契約書では、印刷・郵送・押印といった手間や、郵送費・収入印紙代などのコストがかかります。電子契約によりこれらを削減でき、契約業務の効率化が可能になります。
リードタイムの短縮
契約締結までの時間を短縮できるのも大きな利点です。契約相手が外出先にいても、スマートフォンなどからすぐに署名を行うことができます。
注意点
なりすましのリスク
メールアドレスやパスワードが流出した場合、第三者が不正に契約を締結する恐れがあります。
無権代理の可能性
誤って企業の共有アドレスを使用すると、誰が契約を行ったか分からなくなるため、無権代理が発生するリスクがあります。
不正アクセスのリスク
電子データはサイバー攻撃の対象となるため、適切なセキュリティ対策が必要です。
◆メール認証を安全に利用するための対策
電子契約のメール認証をより安全に利用するために、以下の対策を講じることが重要です。
1. 予測されにくいメールアドレスを使用
社用の個人メールアドレスを使用し、一般的なアドレス構成（例: info@company.com）は避けることで、なりすましリスクを軽減できます。
2. ワンタイムパスワードやアクセスコードの導入
契約書のURLにアクセスする際に、別の手段でワンタイムパスワードを送付することで、二重のセキュリティを確保できます。
3. 承認ルートの明確化
企業内での契約フローを整備し、適切な権限を持つ担当者が契約を行うように設定することで、無権代理のリスクを抑えられます。
4. 電子契約と紙の契約を使い分け
重要な契約は紙で行い、一般的な契約のみ電子契約を活用することでリスクを抑えられます。
◆まとめ
電子契約のメール認証は、コスト削減・手続きの効率化・リードタイム短縮といったメリットをもたらす一方で、なりすましや不正アクセスのリスクも伴います。しかし、適切なメールアドレスの使用やワンタイムパスワードの導入など、適切なセキュリティ対策を講じることで、リスクを軽減しながら安全に活用することが可能です。
電子契約の導入を検討する際は、メリットとリスクを正しく理解し、適切な対策を取りながら活用していきましょう。